組織診断をすることが大切|経営不振からの脱却

スピーディな承認を実現

パソコンを操作する男性

申請から承認まで大幅短縮

企業では営業活動に伴って交通費や見積書提出などの申請が必要となり、その都度担当部署や上司から決裁を得ることが欠かせません。時間外勤務や休暇等の申請に加え、さまざまな備品や消耗品を購入する際にもいちいち承認が必要となります。このような申請から承認までの流れはワークフローと呼ばれており、紙の書類を使っていた時代は決裁まで時間がかかっていました。ワークフローシステムが多くの企業で導入されたことで承認までの時間は短縮されましたが、承認すべき上司や担当者が外出で不在のケースもあります。そのような問題点を解決できる方法として、クラウド型のワークフローシステムを導入する企業が増加中です。社内サーバー上で稼働するオンプレミス型と比べ、インターネット上から利用できるクラウド型ならどのような場所にいても接続できます。外出先からでもスマートフォンを使った申請や承認が可能になるため、スピーディなワークフローが実現されるのです。クラウド型のワークフローシステムには、グループウェアの1機能として手軽に利用できる製品も少なくありません。スケジュール管理やメール・チャットなど豊富な機能を備えたグループウェアにワークフロー機能が組み込まれれば、業務効率がさらに向上します。数百人以上の社員を持つ企業では申請や承認に関わる業務もより複雑となりますので、専用のクラウド型ワークフローシステムが適しています。こうしたワークフローシステムは申請から承認までのプロセスが可視化される点も大きな特徴で、決裁がどこで滞っているのかが一目瞭然です。申請書を表計算ソフトで作成してメールに添付・送信するようなワークフロースタイルと比べ、申請書の見落とし等のミスが防止されます。クラウドはあらゆるITシステムに一大革命を引き起こしてきましたが、社内業務をスピードアップさせるにもワークフローシステムのクラウド化が欠かせないのです。